Libros societarios obligatorios en Perú: cuáles son y qué exige SUNAT en una fiscalización

Los libros societarios en el Perú son documentos legales fundamentales que registran las decisiones, acuerdos y estructura interna de una empresa. Aunque muchas empresas se enfocan principalmente en sus libros contables, también es indispensable mantener actualizados los libros societarios, ya que forman parte de las obligaciones formales exigidas por la legislación peruana.

Durante una fiscalización de SUNAT, la administración tributaria puede solicitar la exhibición de estos libros para verificar la legalidad de las decisiones empresariales, la estructura de propiedad y la designación de representantes legales.

¿Qué son los libros societarios?

Los libros societarios son registros formales exigidos por la Ley General de Sociedades (LGS) y otras normas legales aplicables a las empresas en el Perú. Su función es documentar las decisiones corporativas y la organización interna de la sociedad.

A través de estos libros se registran aspectos importantes como:

• acuerdos de socios o accionistas
• nombramientos de gerentes o directores
• cambios en la estructura de propiedad
• distribución de utilidades
• aprobación de estados financieros
• otorgamiento de poderes y representación legal

En otras palabras, los libros societarios permiten dejar constancia formal de cómo se toman las decisiones dentro de la empresa.

Aunque la SUNAT no es la entidad que regula directamente estos libros, sí puede solicitarlos durante procesos de verificación o fiscalización porque forman parte de la documentación que respalda la actividad empresarial.

Por ello, las empresas deben mantenerlos legalizados, actualizados y disponibles para su exhibición cuando la autoridad lo requiera.

¿Qué libros societarios puede solicitar SUNAT?

Durante un proceso de fiscalización o requerimiento de información, SUNAT puede solicitar los libros societarios de la empresa para revisar su organización y funcionamiento.

Un extracto típico de una notificación de SUNAT suele indicar lo siguiente:

“Exhibir libros y/o registros exigidos de acuerdo con normas sectoriales y/o societarias, tales como el Libro de Actas de Junta General de Accionistas, Libro de Actas de Directorio, Libro de Actas de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada y Libro de Matrícula de Acciones, según corresponda.”

Esto significa que la administración tributaria puede revisar información relacionada con:

• la estructura societaria de la empresa
• la legalidad de las decisiones empresariales
• la designación válida de representantes legales
• los cambios de socios o accionistas
• la aprobación de balances o estados financieros
• la distribución de utilidades
• la validez de poderes otorgados a terceros

En muchos casos, estos documentos permiten confirmar quién tiene la autoridad para representar a la empresa frente a terceros o ante la propia SUNAT.

Libros societarios obligatorios según el tipo de empresa

Los libros societarios que debe llevar una empresa dependen del tipo de persona jurídica constituida. No todas las empresas están obligadas a llevar exactamente los mismos libros.

Libros societarios en una E.I.R.L.

La Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (E.I.R.L.) es una forma empresarial donde existe un único titular que constituye la empresa.

Los principales libros societarios en este tipo de empresa son:

Libro de Actas de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada

Libros societarios en una S.R.L.

La Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada (S.R.L.) está conformada por socios que participan mediante participaciones sociales.

Los libros societarios obligatorios son:

Libro de Actas de Junta de Socios

La transferencia de participaciones no se anota en un libro de la sociedad: se hace por escritura pública y se inscribe en el Registro.

Dependiendo de lo establecido en el estatuto, también puede existir:

Libro de Actas de Gerencia

Libros societarios en una S.A.C.

La Sociedad Anónima Cerrada (S.A.C.) es una de las formas empresariales más utilizadas en el Perú.

Los libros societarios obligatorios en este tipo de empresa son:

• Libro de Matrícula de Acciones
• Libro de Actas de Junta General de Accionistas
• Libro de Actas de Directorio (si la empresa tiene directorio)

El Libro de Matrícula de Acciones registra la propiedad de las acciones de la empresa y permite identificar a los accionistas.

El Libro de Actas de Junta General de Accionistas documenta decisiones adoptadas por los accionistas, como aprobación de estados financieros o distribución de utilidades.

Si la empresa cuenta con directorio, también debe llevar el Libro de Actas de Directorio.

Libros societarios en una Sociedad Anónima

En el caso de la Sociedad Anónima (S.A.), la estructura corporativa es más compleja y requiere una mayor formalidad en la documentación societaria.

Los libros obligatorios son:

• Libro de Matrícula de Acciones
• Libro de Actas de Junta General de Accionistas
• Libro de Actas de Directorio

¿Por qué SUNAT exige los libros societarios?

Aunque los libros societarios están regulados principalmente por la legislación societaria, SUNAT puede solicitarlos durante una fiscalización tributaria para verificar diversos aspectos de la empresa.

Entre las razones más comunes se encuentran:

• acreditar quién tiene la representación legal de la empresa
• verificar la aprobación de estados financieros
• confirmar aumentos o reducciones de capital
• validar la distribución de utilidades
• comprobar cambios en la estructura de accionistas
• verificar designaciones de gerentes o directores

Estos documentos permiten confirmar quién tiene la autoridad para firmar contratos, presentar declaraciones o representar a la empresa ante entidades públicas.

Consecuencias de no llevar libros societarios

No contar con los libros societarios o no exhibirlos cuando la autoridad lo solicita puede generar problemas legales y administrativos.

Entre las posibles consecuencias se encuentran:

• observaciones durante fiscalizaciones
• cuestionamientos sobre la representación legal
• problemas para sustentar decisiones empresariales
• dificultades en trámites ante entidades públicas

En algunos casos, la ausencia de estos documentos puede generar infracciones relacionadas con el incumplimiento de obligaciones formales.

Recomendaciones profesionales para las empresas

Para evitar inconvenientes durante una fiscalización o auditoría, es recomendable aplicar buenas prácticas en la gestión de los libros societarios.

Entre las principales recomendaciones se encuentran:

• legalizar los libros ante notario (o juez de paz donde no hay notario) antes de usarlos
• mantenerlos actualizados con todas las decisiones societarias
• conservar copias digitales de respaldo
• registrar correctamente las actas y acuerdos adoptados
• tenerlos disponibles para su exhibición inmediata ante SUNAT

También es recomendable contar con asesoría contable o legal para asegurar que la empresa cumpla correctamente con las obligaciones societarias.

Conclusión

Los libros societarios en el Perú son documentos fundamentales para el funcionamiento legal de las empresas. A través de ellos se registran decisiones importantes como nombramientos de representantes, acuerdos de accionistas y distribución de utilidades.

Aunque muchas empresas se concentran únicamente en la contabilidad, los libros societarios también forman parte de las obligaciones formales que pueden ser revisadas durante una fiscalización de SUNAT.

Mantener estos registros legalizados, actualizados y disponibles no solo permite cumplir con la normativa vigente, sino que también fortalece la transparencia y organización interna de la empresa.

Por ello, toda empresa —ya sea EIRL, SRL, SAC o Sociedad Anónima— debe asegurarse de llevar correctamente sus libros societarios.