¿Cuánto le cuesta a tu empresa un trabajador en planilla? (2026)

El costo de un trabajador en planilla es bastante más que su sueldo. En el régimen general, a cada S/ 100 de sueldo súmale unos S/ 37 de EsSalud, gratificaciones y CTS; en una pequeña empresa inscrita en el REMYPE, unos S/ 23; en una microempresa, casi nada. Si solo presupuestas el sueldo, julio, noviembre y diciembre te aprietan la caja, y pagar tarde o incompleto una gratificación es una infracción grave ante SUNAFIL.

Aquí tienes cada concepto que paga tu empresa en 2026, lo que se descuenta al trabajador y no te cuesta a ti, un ejemplo completo en soles para el régimen general, la pequeña empresa y la microempresa, la forma de armarlo en Excel y los costos que casi nadie presupuesta.

Qué incluye el costo de un trabajador en planilla

Cuando contratas a alguien en planilla, tu empresa asume pagos fijos cada mes y otros que llegan en fechas concretas del año. Estos son los conceptos del régimen general de la actividad privada.

Sueldo y asignación familiar

El sueldo no puede ser menor a la remuneración mínima vital (RMV). Desde el 1 de octubre de 2026 la RMV es S/ 1,230, según el Decreto Supremo N.° 015-2026-TR, y el mismo decreto anuncia un segundo aumento de S/ 70 durante el primer semestre de 2027.

En el régimen general, si el trabajador acredita que tiene hijos menores de 18 años, o hijos que siguen estudios superiores hasta los 24 años, le corresponde la asignación familiar: el 10 % de la RMV, es decir, S/ 123 al mes (Ley N.° 25129). Esta suma también entra en el cálculo de la gratificación, la CTS y las vacaciones.

EsSalud: el 9 % que pagas tú

El aporte a EsSalud es del 9 % de la remuneración mensual y lo paga el empleador, no el trabajador. La base mínima para calcularlo es la RMV. Lo declaras y lo pagas cada mes en el PLAME con tu Clave SOL.

Gratificaciones y bonificación extraordinaria

En julio y en diciembre pagas una gratificación equivalente a un sueldo completo, si el trabajador laboró todo el semestre; si laboró menos, se paga en proporción. El plazo es la primera quincena de cada uno de esos meses, y no se puede pactar otro.

La gratificación no paga EsSalud, pero ese 9 % no se ahorra: se le entrega al trabajador como bonificación extraordinaria, junto con la gratificación (6.75 % si tiene una EPS). Todo el detalle está en nuestra guía de gratificación para empresas.

CTS

La compensación por tiempo de servicios (CTS) equivale, en el año, a un sueldo más un sexto de la gratificación. La depositas en dos partes, dentro de los primeros 15 días de mayo y de noviembre, en la cuenta CTS que elija el trabajador. Le corresponde a quien trabaja en promedio cuatro horas diarias o más (Decreto Supremo N.° 001-97-TR). Aquí te explicamos cómo calcular y depositar la CTS.

Vacaciones

El trabajador tiene 30 días calendario de descanso pagado por cada año completo de servicios. No es un pago adicional: le pagas los 12 sueldos del año, pero trabaja 11 meses. Si necesitas cubrir su puesto durante ese mes, el reemplazo sí es un costo extra.

Seguro vida ley y SCTR

Desde el inicio de la relación laboral debes contratar el seguro vida ley con una aseguradora supervisada por la SBS, y registrar la póliza en la web del Ministerio de Trabajo dentro de los 30 días de firmado el contrato del seguro. La prima la fija la aseguradora, así que pide cotización antes de contratar.

El Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo (SCTR) solo es obligatorio si tu empresa realiza una actividad de riesgo de la lista oficial: pesca, extracción de madera o minerales, producción de petróleo y gas, fabricación de textiles o de sustancias químicas, construcción de maquinarias, entre otras.

Qué paga la empresa y qué se descuenta al trabajador

Un error frecuente es sumar al costo de la empresa la AFP, la ONP o el impuesto a la renta del trabajador. Esos montos salen de su sueldo: tú solo los retienes y los pagas a su nombre.

Si un trabajador nuevo no sabe qué sistema elegir, compártele esta guía sobre AFP u ONP: qué conviene más. Para el impuesto, aquí está cómo funciona la renta de quinta categoría. Estas retenciones, junto con las boletas y el PLAME, son justo lo que más se delega en un outsourcing de planillas, porque un error se repite mes a mes.

Si tienes que calcular la retención de quinta de cada mes, revisa Tasas de renta de quinta categoría en Perú: cuánto te descuentan y cómo se calcula tu impuesto

Ejemplo: costo de un trabajador con sueldo de S/ 1,500 en 2026

Supongamos que contratas a una persona con sueldo de S/ 1,500, a jornada completa, durante todo 2026. No tiene hijos, está asegurada en EsSalud y tu actividad no es de riesgo. Así queda el costo anual en cada régimen:

Así salen las cifras del régimen general:

• Gratificaciones: S/ 1,500 en julio y S/ 1,500 en diciembre.

• Bonificación extraordinaria: el 9 % de cada gratificación, S/ 135 dos veces.

• CTS: el sueldo más un sexto de la gratificación (S/ 1,500 + S/ 250 = S/ 1,750), depositado en dos partes de S/ 875, en mayo y en noviembre.

• EsSalud: el 9 % de S/ 1,500, es decir, S/ 135 cada mes.

En la pequeña empresa, cada gratificación es medio sueldo (S/ 750, más S/ 67.50 de bonificación), y la CTS es la mitad del sueldo más un sexto de esa gratificación: (S/ 1,500 + S/ 125) ÷ 2 = S/ 812.50 al año. En la microempresa solo sumas el aporte al SIS, de S/ 15 al mes; si prefieres asegurar al trabajador en EsSalud, agrega S/ 1,620 al año.

A esto súmale la prima del seguro vida ley. Y si el trabajador tiene hijos, en el régimen general la asignación familiar de S/ 123 al mes eleva el costo anual en unos S/ 2,020, porque también suben la gratificación, la bonificación, la CTS y EsSalud.

¿Y cuánto recibe el trabajador? Si está en la ONP, le retienes el 13 %, S/ 195, y cobra S/ 1,305 al mes. No paga renta de quinta, porque lo que gana en el año (S/ 21,270 con gratificaciones y bonificación) no llega a 7 UIT.

Cómo calcular el costo de un trabajador en planilla, también en Excel

Para comparar sueldos o preparar tu presupuesto, conviene llevar todo a un costo mensual. Cada mes separa la parte proporcional de los pagos que llegan durante el año:

1. EsSalud: sueldo × 9 %.

2. Gratificación: sueldo × 2 ÷ 12. En la pequeña empresa, sueldo ÷ 12.

3. Bonificación extraordinaria: el resultado anterior × 9 %.

4. CTS: (sueldo + sueldo ÷ 6) ÷ 12. En la pequeña empresa, (sueldo + sueldo ÷ 12) ÷ 24.

5. Suma el sueldo y los cuatro resultados.

Con S/ 1,500 en el régimen general: S/ 135 + S/ 250 + S/ 22.50 + S/ 145.83 = S/ 553.33 al mes, que sumados al sueldo dan S/ 2,053.33.

La hoja de cálculo se queda corta cuando hay comisiones, horas extras u otros pagos variables. Si el trabajador los recibió al menos tres meses del semestre, entran al cálculo de la gratificación y de la CTS con su promedio, y ahí suelen aparecer las diferencias.

Cuánto cambia en la pequeña empresa y en la microempresa

Las cifras más bajas de la tabla solo valen si tu empresa está inscrita en el Registro Nacional de la Micro y Pequeña Empresa (REMYPE) del Ministerio de Trabajo. SUNAFIL lo recordó en mayo de 2026: la pequeña empresa que no está inscrita se rige por el régimen general y debe pagar la CTS completa.

La categoría depende de tus ventas anuales. Con la UIT de 2026, que es S/ 5,500:

• Microempresa: ventas de hasta 150 UIT (S/ 825,000). No paga CTS ni gratificaciones, da 15 días de vacaciones y asegura a sus trabajadores en el SIS, por S/ 15 al mes cada uno, o en EsSalud si lo prefiere.

• Pequeña empresa: ventas de más de 150 y hasta 1,700 UIT (S/ 9,350,000). Paga dos gratificaciones de medio sueldo, una CTS de 15 remuneraciones diarias por año, 15 días de vacaciones y EsSalud del 9 %.

Ojo con los trabajadores que ya tenías. SUNAFIL precisa que quienes trabajaban en una microempresa antes de su inscripción en el REMYPE mantienen su derecho a la CTS. Además, el régimen especial no se aplica a quien cesas y vuelves a contratar antes de que pase un año. Las condiciones completas están en nuestra guía del régimen laboral MYPE.

La micro y la pequeña empresa inscritas en el REMYPE no están obligadas a pagar asignación familiar. El Ministerio de Trabajo lo explica así: el régimen MYPE no incluye ese beneficio, y a sus trabajadores solo les corresponden los beneficios propios de ese régimen. Si tu empresa sale del régimen MYPE porque sus ventas superan el tope, pasa al régimen general y desde entonces sí debes pagarla a quien tenga hijos, sin importar cuántos trabajadores tengas.

Costos que se olvidan al contratar

• Vacaciones no gozadas. Si el trabajador no sale de vacaciones dentro del plazo, pagas tres remuneraciones: una por el trabajo, otra por el descanso que ganó y otra como indemnización.

• Horas extras. Las dos primeras se pagan con un recargo mínimo de 25 % sobre el valor hora, y las siguientes con 35 %. Además, debes registrarlas.

• Liquidación. Cuando termina el vínculo, tienes 48 horas para pagar la CTS trunca, las vacaciones truncas o no gozadas y la gratificación trunca.

• Despido arbitrario. En el régimen general, la indemnización es una remuneración y media por cada año completo, con un tope de 12 remuneraciones.

• Utilidades. Si tu empresa genera renta de tercera categoría y tiene más de 20 trabajadores, reparte entre 5 % y 10 % de su renta neta, según la actividad.

• Aumentos de la RMV. Si pagas el mínimo, el segundo tramo de S/ 70 previsto para 2027 también subirá la gratificación, la CTS, EsSalud y la asignación familiar.

• Tiempo de gestión. Altas en el T-Registro, boletas, PLAME y depósitos con fechas fijas: horas de trabajo cada mes y más riesgo de error a medida que contratas.

Errores comunes que encarecen tu planilla

• Presupuestar solo el sueldo. En mayo y noviembre depositas la CTS, y en julio y diciembre pagas la gratificación con su bonificación. Sin una reserva mensual, esos meses se paga con préstamos o con atrasos.

• Aplicar el régimen MYPE sin estar en el REMYPE. Si no estás inscrito, rige el régimen general y debes la diferencia de CTS, gratificaciones y vacaciones de todos los meses.

• Calcular la CTS sin el sexto de la gratificación. El depósito sale corto y la diferencia se acumula cada semestre.

• Olvidar la bonificación extraordinaria. Muchas empresas pagan la gratificación, pero no el 9 % que la acompaña.

• Tener en recibos por honorarios a quien cumple horario y recibe órdenes. Si se acredita un servicio personal, subordinado y remunerado, se presume que hay un contrato de trabajo a plazo indeterminado, con todos sus beneficios.

• No retener la ONP, la AFP o la quinta. Son descuentos del trabajador, pero la obligación de retener y pagar es tuya.

Cuánto presupuestar por cada trabajador

Antes de contratar, multiplica el sueldo por 1.37 si estás en el régimen general, por 1.23 si eres pequeña empresa inscrita en el REMYPE, y suma solo el SIS si eres microempresa. Luego agrega el seguro vida ley, la asignación familiar si estás en el régimen general y el trabajador tiene hijos, y el SCTR si tu actividad es de riesgo. Con ese número ya sabes cuánto puedes ofrecer sin que la planilla te quite liquidez, y cuánto reservar cada mes para mayo, julio, noviembre y diciembre.